Im Universitätsumfeld dreht sich das Personalkarussell schneller als in vielen anderen Bereichen. Zahlreichen zeitlich begrenzten Stellen stehen wenige langfristig vergebene Anstellungen gegenüber. Eine enorme Herausforderung für die Personalverwaltung – die Universität Bern bewältigt sie mit DocuWare.

Belege, die in Zusammenhang mit der Personal- und Gehaltsadministration stehen, inklusive Bewerbungsunterlagen, Anstellungsverträge und eventuelle Austrittsdokumente, sollten im zentralen Dokumentenpool archiviert werden und auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Das Ziel war, die Effizienz der Verwaltungsprozesse spürbar zu steigern. Da es sich um vertrauliche Dokumente handelt, musste sichergestellt werden, dass der Zugriff ausschließlich berechtigten Mitarbeitenden der Personalabteilung möglich ist.

Barbara Engel, Leiterin Personal, Universität Bern:

«In den letzten zehn Jahren waren rund 50.000 Mitarbeitende an unserer Uni tätig. Die enorme Zahl der Personaldokumente wäre ohne DMS nicht mehr zu bearbeiten gewesen. Auch nach dieser langen Zeit sind wir nach wie vor überzeugt, mit DocuWare die richtige Lösung gewählt zu haben.»